hoja de cálculo

Un archivo creado con el programa de hoja de cálculo. Puede contener una o más hojas.

Espacio de trabajo dentro de un libro. Es la ventana que vemos en la pantalla del ordenador. Se compone de columnas y filas y en ella se ingresan los datos y se aplican las fórmulas de cálculo.

Conjunto de celdas agrupadas en forma vertical. Cada columna se identifica con una letra mayúscula. Las columnas admiten que le asignemos un nombre, el cual nos ayudará a reconocer qué tipo de datos se agrupan en ellas; para esto se utiliza la primera celda de la columna.

Conjunto de celdas agrupadas horizontalmente. Cada fila se identifica con un número. Podemos asignar nombres a las diferentes filas de una hoja de cálculo, utilizando para ello la primera celda de la respectiva fila.

Intersección de una columna y una fila. Cada celda se identifica con la combinación de una letra y un número; la letra indica la columna correspondiente y el número, la fila. Por ejemplo, C13 sería el nombre de la celda que se encuentra en la intersección de la columna C y la fila 13 de una determinada hoja de cálculo.

Nombre que identifica cada una de las celdas de la hoja de cálculo. Se forma automáticamente a partir de la combinación del nombre de la columna y el de la lista que intersectan en la respectiva celda. Por ejemplo, B15 es la referencia de la celda que está en la intersección de la columna B y la fila 15.

Las referencias sirven para identificar las celdas que queremos incluir en una operación aritmética o estadística.

Agrupación de celdas contiguas. El rango lo determinamos en función de la operación o acción que queramos ejecutar y se define marcando las celdas correspondientes.

Lista de tipos de acciones que podemos ejecutar para administrar las hojas de cálculo y los datos. Ejemplos de estas opciones de menú son Insertar, Dibujar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar o Ver. Cuando hagamos clic sobre cualquiera de los elementos del menú se nos abrirá una barra de botones con las posibles acciones de edición.

El menú de herramientas es la primera barra que encontramos en lo alto de la pantalla cuando entramos en una hoja de cálculo.

Rectángulo que aparece bajo la barra de herramientas (en Excel) y que permite modificar los datos de las celdas, así como llevar a cabo operaciones matemáticas.

En una hoja de cálculo podemos sumar valores individuales, referencias o rangos de celdas.

Tenemos dos opciones. La primera es utilizar el comando de autosuma que encontraremos en la barra de herramientas. La segunda opción escribir la fórmula en la barra de fórmulas. Si queremos hacer una suma sencilla, de dos valores que están en sus correspondientes celdas, escribiremos la fórmula =Referencia de celda (a)+Referencia de celda (b). En cambio, si queremos sumar todos los valores de un rango de celdas, la fórmula que utilizaremos será =SUMA([Referencia de la primera celda del rango] : [Referencia de la última celda del rango]) (Este último caso es el ejemplo que vemos en la imagen adjunta).

Por lo general, en los programas de hoja de cálculo no existe una función específica para hacer restas, puesto que éstas son básicamente una suma entre valores positivos y valores negativos. Entonces, para restar dos valores procederemos de la misma forma que en una suma sencilla, pero cambiando el signo de suma por el de resta: =B13-C13 (ver imagen adjunta). También podríamos restar todos los valores de un rango de celda; por ejemplo: =SUMA(A2:A4)-SUMA(B2:B12).

Para multiplicar valores individuales escribiremos la fórmula en la celda en que queremos que aparezca el resultado. El signo gráfico de la multiplicación es el asterisco. Así, si queremos calcular cuánto es 250 multiplicado por 6, escribiremos lo siguiente: =250*6.

Otra forma de hacer la multiplicación es usando la función PRODUCTO. Esta función nos permitirá multiplicar valores individuales, valores de diversas celdas o rangos.

Para calcular la media aritmética con Excel, aplicamos la siguiente función:

PROMEDIO(número1; [número2]; …)

Por ejemplo:

=PROMEDIO(A2:A6)
Promedio de los números en las celdas A2 a A6.

La mediana estadística de una serie de valores la podemos obtener mediante la función MEDIANA:

MEDIANA(número1, [número2], …)

La sintaxis de la función moda, que nos permite identificar la moda estadística en una serie de datos, sería MODA(número1,[número2],…).

Por ejemplo:

=MODA(A2:A7)

La función CUARTIL devuelve el cuartil de un conjunto de datos numéricos.

La sintaxis de la función sería la siguiente:

CUARTIL(matriz,cuartil)

Por ejemplo:

=CUARTIL(A2:A9;1) devolvería el valor del primer cuartil de los datos incluidos desde la celda A2 hasta la celda A9 de una hoja de cálculo.

El sistema de filtros de Excel nos permite seleccionar qué información queremos ver y cuál queremos ocultar. Podemos filtrar un rango de celdas o una tabla de datos en una o más columnas. Los filtros se encuentran en el menú de Datos.

Dentro de ese mismo menú tenemos también la opción de ordenar los datos. Podemos ordenar un rango o una tabla en una o más columnas.

Los subtotales permiten crear totales de una lista de datos de forma automática. Los subtotales pueden aplicarse a una o más columnas.

La función Subtotal no se aplica en tablas de datos. Si los datos se encuentran en una tabla, habrá que pasarlos antes a una lista normal.

La validación de los contenidos de una celda nos permite decidir qué tipos de datos se podrán incluir en dicha celda y cuáles estarán restringidos. Por ejemplo, una celda o rango podría admitir sólo número enteros; otras celdas podrán restringirse para texto, etc.

Esta opción se encuentra en el menú de Datos.

Podemos elaborar gráficos a partir de rangos o de tablas. Los gráficos pueden ser dinámicos, si los datos se obtienen de una tabla dinámica.

El programa de hoja de cálculo nos permite que establezcamos unas medidas de protección para determinadas celdas, hojas o para un libro completo.

En Excel, para proteger una celda o una hoja iremos al menú de Revisión y luego a «Proteger la hoja de cálculo». Allí podremos elegir las opciones de seguridad que nos interesen.

La protección del libro la haremos desde el menú Revisión o el de Archivo, donde se nos ofrecen varias opciones: marcarlo como «sólo de lectura», cifrarlo con contraseña, proteger su estructura o restringir los permisos de acceso, entre otras.