Características generales

Para qué sirve

Podemos pensar en Trello como un entorno de trabajo; concretemos: imaginemos que es una empresa. Dentro de la empresa hay departamentos diversos; traducido al lenguaje de esta herramienta, dichos departamentos corresponderán más o menos a lo que en Trello se conoce como espacios de trabajo (antiguamente llamados «equipos»). Dentro de un determinado departamento (digamos, el departamento de marketing) sus miembros suelen trabajar al mismo tiempo en más de un proyecto y en cada proyecto intervienen diferentes grupos de personas. Estos proyectos (que también pueden ser procesos) se identificarían con los tableros de Trello.

Ahora, como bien sabes por tu propia experiencia, cada proyecto implica un buen número de tareas y flujos de actividades; es habitual que estos flujos se vayan modificando a medida que avanza el proyecto y que tengamos que hacer adaptacions, reorganizar, agregar tareas, asignar responsables a esas tareas, recordar a los miembros del equipo cuáles son los plazos para cada tarea, llamar la atención a algún miembro del equipo que no ha entregado un informe… Pues bien, en Trello estas tareas y flujos también encuentran un símil. Las tareas o actividades se corresponderán con las tarjetas y los flujos de trabajo, con las listas.

Repasemos algunas de las utilidades de este software de gestión.

  • Visualizar tareas.
  • Jerarquizar tareas.
  • Recibir recordatorios.
  • Recopilar todos los recursos adicionales que requieras.
  • Centralizar y organizar la información.
  • Como agenda personal o compartida.
  • Visualizar flujos de trabajo.
  • Asignar responsables de las tareas.
  • Comunicarse en tiempo real.
  • Comprobar la relación histórica de interacciones.
  • Detectar momentos críticos.
  • Evaluar el trabajo realizado.
  • Reorganizar los flujos de actividades.
  • Formar equipos de trabajo.
  • Comunicarse en línea y tiempo real.
  • Compartir recursos de información.
  • Llevar a cabo lluvias de ideas.
  • Asignar responsables de tareas.
  • Editar en línea.

El número de funciones de Trello es abundante; pero más lo es la potencialidad de nuevos usos que puedas asignarle según tus propias necesidades.

Agile y kanban

Trello se pensó para proyectos que implementen una metodología agileAsí que conviene tener en cuenta cuáles son las principales características de dicho enfoque que han inspirado el diseño de este gestor. 1

Agile es un término que se ha popularizado en los negocios y el desarrollo de soluciones tecnológicas en el marco de la economía del conocimiento. En líneas muy generales, lo que hace la metodología agile es organizar el flujo de tareas de un proyecto o proceso en fases muy bien acotadas. Cada una de esas fases es lo que se denomina un sprint. La idea es que cada miembro del equipo tenga clara noción de qué se espera de su trabajo y de qué tipo de resultados se deben conseguir en cada fase. La gestión de tipo agile es iterativa: una vez que se cierra satisfactoriamente un sprint, se pasa al siguiente, de modo que el cliente va recibiendo outputs periódicos. Por otro lado, las personas que administran el proyecto cuentan en todo momento con mecanismos de supervisión y evaluación y pueden también introducir adaptaciones en los procesos.

Trello adopta esta filosofía en varios sentidos. Primero, la organización de actividades en tarjetas y listas facilita enormemente la organización de los flujos de trabajo, a la vez que permite la evaluación y reorganización constante. Por ejemplo, sólo hace falta arrastrar una tarjeta para ponerla en primer lugar de la lista o incluso para transferirla a una lista diferente. La opción de etiquetar las tarjetas o de crear listas diferenciadas para tareas por hacer o tareas finalizadas responde claramente a las metodología iterativas agile y kanban. Además, si un tablero está asignado a un equipo, las personas que administran dicho equipo pueden supervisar y coordinar los flujos de trabajo. Al igual que el enfoque agile, Trello pone especial énfasis en la colaboración y la comunicación; así, dispone de canales de chat, opciones para compartir documentos, seguimiento de comentarios y actividades, etc.

Componentes básicos

Cinco son los elementos básicos que encontramos en el entorno de Trello.

Espacio de trabajo

Consiste en el grupo de personas con las que colaboras habitualmente. La creación de espacios de trabajo facilita la comunicación entre sus miembros y la supervisión de los proyectos.

Es importante hacer notar que el funcionamiento de las diversas herramientas de Trello es independiente de la existencia de espacios de trabajo; en otras palabras, puedes usar Trello sin formar parte de ningúno de estos espacios o puedes crear tableros y listas de uso privado. También puedes invitar a personas externas a tu espacio de trabajo a que participen en alguno de tus tableros; sólo necesitas asegurarte de que dichas personas dispongan ya de una cuenta de Trello y de que conoces su correo electrónico.

Tableros

Un tablero es el espacio asignado a un determinado proyecto. Es en el interior de cada tablero donde se organizan los demás elementos, es decir, las listas y tarjetas. Tú eliges si quieres asignar o no el tablero a un espacio de trabajo; si lo haces, los administradores de ese espacio podrán editar la información incluida en el tablero. Hay tres opciones de visibilidad: a) privado (sólo los miembros del tablero y los administradores del espacio de trabajo pueden ver y editar la información de este tablero); b) equipo (todos los miembros del espacio de trabajo podrán ver este tablero; sólo podrán editarlo los administradores del espacio de trabajo y los participantes del tablero); c) público (lo puede ver cualquier persona que tenga el enlace al tablero; los administradores del espacio de trabajo y los miembros del tablero podrán también editarlo. En este caso, el tablero puede aparecer en las búsquedas en internet).

Los miembros del tablero podrán comunicarse en forma instantánea a través de los canales de Trello, compartir documentos, publicar comentarios y modificar el tablero, las listas y las tarjetas. El tablero es un eficaz instrumento para hacer el seguimiento de procesos, controlar avances, detectar problemas o retrasos, generar lluvias de ideas, compartir información, etc.

En la versión gratuita de Trello tienes un límite máximo de tableros (diez; más que suficientes para un volumen de trabajo razonable, te lo puedo asegurar).

Listas

Se trata de series organizadas de actividades o tareas ligadas a un proyecto. No hay límite de cantidad para las listas de un tablero.

Puedes aplicar el criterio que prefieras a la hora de crear las listas, pero una opción muy práctica es contar con al menos 3 listas: una para tareas pendientes, otra para aquellas que estén en curso y la última, para las tareas completadas, siguiendo la lógica kanban.

Ejemplo de organización de listas y tarjetas

Dentro de una lista se pueden guardar archivos o enlaces.

Tarjetas

Son la unidad básica de Trello. Cada tarjeta corresponde a una tarea o actividad. Las tarjetas se organizan en una lista y también se pueden transferir entre listas.

Cada tarjeta tiene 4 secciones:

  1. Título
  2. Descripción
  3. Comentarios y actividades
  4. Añadir: Se pueden añadir miembros, checklists, fecha de vencimiento, archivos adjuntos o enlaces. Esta sección se encuentra en el costado derecho de la tarjeta.

Dentro de la tarjeta encontrarás varias opciones para organizar la información; por ejemplo, puedes crear checklists para comprobar que todos los pasos se cumplan rigurosamente. Un recurso muy interesante: puedes asignar a tu tarjeta una fecha de vencimiento.

Menú

Una vez dentro de un determinado tablero, verás el menú en el costado derecho de la pantalla.

Desde aquí puedes comprobar quiénes tienen acceso al tablero, si éste está asignado a algún espacio de trabajo, así como la información general y el historial de actividad del proyecto.

Desde el menú también puedes administrar los permisos (digamos que tu tableroestaba asignado a un espacio de trabajo pero has decidido que la información es confidencial: sólo tienes que ir a Configuración e indicar que este tablero no corresponde a ningún espacio de trabajo; o al contrario, puedes invitar a nuevos participantes).

Otra posibilidad de organización es el uso de etiquetas, para identificar y diferenciar las tareas y para establecer filtros en las búsquedas. Por ejemplo, se pueden crear etiquetas para recordar que una tarea es «urgente».  Otra opción: generar etiquetas para clasificar las tareas pendientes, aquellas que están en proceso y las que ya han finalizado. Los nombres, colores y usos de las etiquetas quedan a tu criterio y preferencias.

El menú permite buscar tarjetas dentro del tablero. Además, ofrece la opción de exportar la información.

Menú del tablero

Desde el menú podrás acceder a los power-ups. Se trata de funciones adicionales para tus tableros. Un par de ejemplos de power-ups: el calendario (para comprobar las fechas de vencimiento) o la integración con Google Drive o Dropbox. El plan gratuito de Trello permite sólo un power-up por tablero; en las versiones de pago, la cantidad es ilimitada.

Por último, desde aquí también puedes cerrar un tablero.

Resumen de componentes básicos

Antiguamente llamados «equipos». Los espacios de trabajo son el grupo de personas con las que colaboras o que tienen interés en los proyectos en que estás trabajando.

Cada tablero corresponde a un proyecto o proceso. Dentro de los tableros ser organizan las tareas (tarjetas).

Las listas sirven para agrupar, organizar y jerarquizar tareas (tarjetas). Por medio de las listas se puede hacer seguimiento y control de un proceso o un flujo de trabajo.

Las tarjetas se pueden usar con la finalidad que tú decidas, pero suelen corresponder con las diferentes actividades o tareas de un proyecto (tablero). Dentro de cada tarjeta puedes incluir información relevante para esa tarea, como enlaces o archivos adjuntos.

El menú es el centro de mando de un tablero; desde aquí se administra y personaliza el tablero, se atribuyen permisos, se hacen búsquedas, etc. También es el lugar para cerrar un tablero.

Puedes utilizar de diversas maneras cada uno de los elementos de Trello, según las necesidades de tu proyecto o de tu equipo. Además, si ves que un conjunto de tareas o tarjetas se va volviendo más complejo, podrás transformar una lista en un tablero.

Trello: curso básico

Disponible a partir de 1 de julio de 2021.

Funciones adicionales

Los cinco elementos que hemos reseñado son los componentes básicos con los que trabajaremos habitualmente en Trello y serían suficientes para facilitar cualquier tipo de trabajo en línea y colaborativo. Pero todavía hay más ventajas. Tantas, que vale la pena ir descubrièndolas poco a poco y según las propias necesidades.

Vamos a dar algunos ejemplos de funcionalidades adicionales.

Importar datos

Trello dispone de opciones para importar datos desde otras herramientas digitales, de manera que puedas centralizar toda tu información relevante.

Por ejemplo, podemos copiar una lista de elementos desde una planilla Excel o un documento de Word y convertirla en tarjetas de Trello.

Clasificar y buscar información

Etiquetas

Las etiquetas tienen más de un uso en Trello. En primer lugar, ayudan a identificar de manera visual la información. Por otro lado, son una forma de aplicar la metodología kanban: por ejemplo, podemos asignar una etiqueta a las tareas por hacer, otra a las que están en desarrollo y una tercera a las tareas concluidas. Las etiquetas también facilitan la búsqueda de información, ya que se pueden emplear como filtros.

Las etiquetas son personalizables desde el menú; allí podremos elegir qué nombre y color queremos asignar a cada una.

Búsquedas

Podemos hacer búsquedas generales entre las tarjetas y tableros o establecer filtros, utilizando para ello las etiquetas.

Power ups

Los power ups son funcionalidades adicionales de Trello. Existe una gran cantidad y de características muy variadas. Uno de los más recurridos es el de calendario, que permite ordenar las tarjetas por fechas, de modo que en todo momento seremos concientes de los plazos de entrega y del flujo de trabajo.

El plan gratuito de Trello da acceso a uno solo de estos power ups. En cambio, en los planes de pago las opciones son ilimitadas.

Trello: curso avanzado

Disponible desde 15 de julio.

Más información

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RESEÑA

En la biblioteca encontrarás una reseña de Trello.

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Trello: preguntas frecuentes

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Una recopilación de preguntas frecuentes sobre el funcionamiento de Trello.

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TABLERO EN TRELLO

He creado un tablero público de muestra.

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Trello 101

GUÍA ONLINE

En el sitio web de Trello encontramos una práctica guía rápida.

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Ideas

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¿Dudas acerca de cómo organizar un equipo de trabajo? El mismo sitio también nos ofrece algunas sugerencias.

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Notas y referencias

  1. Recuerda: Trello no está reservado para proyectos, procesos o equipos complejos; más bien, es un instrumento de funcionalidad escalable: se adecua muy bien a las necesidades individuales de organización, a pequeños equipos de trabajo o empresas que recién comienzan; pero también se adapta a procesos que se van haciendo más complejos con el tiempo.