Desglosando el camino al éxito en gestión de proyectos: la EDT

La gestión de proyectos no es una misión sencilla, pero afortunadamente hay bastantes instrumentos que podemos incorporar a nuestra caja de herramientas y que nos ayudarán a no desviarnos del camino al éxito. Entre esos instrumentos, la estructura de desglose del trabajo o EDT presenta numerosas cualidades que facilitan la planificación, la dirección y el seguimiento detallado del progreso de un proyecto.

Podemos concebir la estructura de desglose del trabajo (EDT) como un mapa detallado y jerárquico (sobre todo, jerárquico) del trabajo y los entregables que componen un proyecto. El desglose se va realizando de manera secuenciada, partiendo del nivel superior en que encontramos el nombre o descripción sumaria del objetivo del proyecto, pasando por las fases o componentes del proyecto y hasta llegar a la especificación de los paquetes de trabajo, que constituyen el nivel inferior de toda esta estructura jerárquica.

El desglose del trabajo se representa en una lista multinivel o, de preferencia, en un diagrama de árbol, que servirá para ilustrar el alcance completo del proyecto. Una vez contemos con este desglose se nos facilitará notablemente la asignación de responsabilidades y recursos, así como la confección del cronograma.

Hay que tener en cuenta que la EDT debe siempre adaptarse a las características de cada proyecto. De todas maneras, hay ciertos elementos fundamentales, que no podrán faltar nunca en ninguna EDT y son los siguientes.

1. Fases del proyecto

El primer paso para elaborar la EDT consiste en identificar las fases fundamentales del proyecto. O sus componentes fundamentales, si se trata, por ejemplo, de un proyecto tecnológico iterable. El final de cada una de estas fases suele marcarse con un hito del ciclo de vida del proyecto.

2. Entregables

Para cada fase se definirán unos entregables concretos. Recordemos que -de acuerdo con las especificaciones del PMI y el PMBOK¹– la EDT debe estar orientada a los entregables. Además, la EDT debe cumplir la regla del 100 %: debe recoger todo el trabajo incluido en el alcance —también la propia gestión del proyecto— y nada que quede fuera de él, de modo que, en cada nivel, los elementos hijos sumen el 100 % del trabajo del elemento padre.

3. Paquetes de trabajo

Cada entregable se descompone en componentes más pequeños hasta llegar a los paquetes de trabajo, que constituyen el nivel inferior de la EDT. El desglose se detiene cuando se alcanza un nivel de especificidad tal que resulta sencillo asignarles recursos y responsables. Las tareas y subtareas necesarias para completar cada paquete no forman parte de la EDT: se definen después, al elaborar el cronograma.

4. Códigos de Identificación

Cada elemento de la EDT recibe un código único, que lo identifica y que facilita la organización y la referencia rápida. El propósito de estos códigos es propiciar una comunicación eficiente entre los miembros del equipo y los stakeholders.

Algunos ejemplos

Vamos a ver cómo se aplicaría el desglose del trabajo en tres tipos de proyectos diferentes: un proyecto de desarrollo de software, la organización de un evento de marketing y una investigación social. En los tres casos, el segundo nivel se organiza por fases e incluye la propia gestión del proyecto, como exige la regla del 100 %; los niveles inferiores recogen entregables y paquetes de trabajo, no actividades.

No es difícil intuir que las ventajas de contar con una EDT de calidad tienen que ver con la claridad y el orden de la planificación del proyecto.

Vamos ahora a desglosar las ventajas del desglose:

Claridad y comprensión

La EDT nos proporciona una visión clara y detallada del proyecto y sus requerimientos, con lo cual se facilita la relación entre tareas y objetivos.

Asignación de recursos

Teniendo claridad sobre el desglose del trabajo, la asignación de personal, tiempo y recursos de todo tipo resulta no sólo más sencilla, sino, sobre todo, más eficiente.

Estimación de costos

Al contar con un desglose en paquetes de trabajo acotados y manejables, la estimación de costos se facilita notablemente. Esto también asegurará un mejor control financiero del proyecto.

Seguimiento y control

La EDT es una eficaz herramienta de seguimiento del progreso del proyecto. Las desviaciones quedarán en evidencia más rápidamente y ello permitirá aplicar de forma oportuna los ajustes pertinentes.

Comunicación efectiva

El desglose del trabajo también potencia una comunicación eficaz entre los miembros del equipo y entre éste y los stakeholders. La codificación de los componentes de la EDT es un factor que facilita enormemente esta comunicación.

Podemos afirmar que las ventajas de una buena EDT saltan a la vista. Sus riesgos, en cambio, son probablemente menos evidentes. Pero existen y es importante tenerlos presentes.

1º error: Confusión con el cronograma

Sabemos que un proyecto se define por su ciclo de vida acotado; es decir, todo proyecto tiene un inicio, desarrollo y final. Dicha naturaleza del proyecto puede llevarnos con bastante facilidad a pensar que el desglose del trabajo es lo mismo que el cronograma. No es así. De hecho, el desarrollo de la EDT es previo a la elaboración del cronograma: las actividades que se programan en él se derivan de los paquetes de trabajo. Por eso la EDT facilita la asignación de tiempo a las diversas tareas.

2º error: Desglose excesivo

En el intento de conseguir una EDT meticulosa podríamos incurrir en un exceso de detalle. Diversos especialistas en la materia ofrecen diferentes recomendaciones para no caer en este error. Una de las más extendidas fija el límite del desglose en el tiempo de trabajo: cada elemento del nivel inferior de la EDT debería requerir entre 8 y 80 horas de trabajo (la llamada regla 8/80). Por debajo de ese mínimo, el desglose se vuelve innecesariamente minucioso; por encima del máximo, el paquete de trabajo resulta demasiado amplio para estimarlo y controlarlo con fiabilidad. En cualquier caso, el criterio aplicable se tendrá que definir en función de las características del proyecto: un proyecto de corto plazo permitirá un mayor nivel de detalle, mientras que un proyecto de más largo aliento requerirá una visión más general, que puede irse concretando a medida que avanza mediante la planificación por capas.

3º error: Utilización de herramientas poco eficaces

Son muchas las herramientas que ofrece el mercado digital para la gestión de proyectos y la elaboración de la EDT bien puede beneficiarse de ellas. El riesgo en este caso está en emplear una herramienta concebida para la gestión temporal del proyecto, para la elaboración de una carta Gantt o para el control de flujos de trabajo, como por ejemplo un tablero Kanban. Es cierto que la mayoría de herramientas de gestión podrían adaptarse para el desarrollo de una EDT, pero debemos cuidar que no se pierdan de vista los criterios de calidad del desglose.

4º error: Olvidar la orientación a entregables

Este riesgo está muy relacionado con el anterior. En el afán de meticulosidad, detalle y planificación podríamos acabar enfocándonos en los procesos y la gestión del tiempo, antes que en los entregables planificados para cada fase del proyecto y que son los que aportan valor al cliente.

Ya lo apuntábamos unas líneas más arriba: son muchas las herramientas que nos ofrece el mercado digital y que pueden facilitar los esfuerzos necesarios para una eficaz gestión del proyecto. La elaboración y comunicación de la EDT también puede beneficiarse de algunas de estas herramientas.

Qué software pueda resultar más adecuado dependerá del nivel de complejidad del proyecto y del equipo de desarrollo, de los recursos disponibles o de nuestras propias competencias. Podemos ir desde un nivel de baja complejidad y altísima accesibilidad de la tecnología -como puede ser una herramienta de ofimática- hasta aplicaciones empresariales de lo más sofisticadas.

Aquí van algunas sugerencias.

Desde el simple procesador de textos hasta la hoja de cálculo pueden ser de utilidad para ilustrar la matriz de una EDT.

Word, Google Docs, Pages o Writer tienen la gran ventaja de que son conocidos por todo el mundo y que los archivos se pueden compartir con facilidad, ya que son compatibles con la mayoría de plataformas. En cualquiera de estos procesadores de texto podríamos expresar la EDT tanto como un diagrama como en forma de lista multinivel; esta última tiene una gran ventaja desde el punto de vista de la accesibilidad. El inconveniente del uso de un procesador es que, si el proyecto es complejo, la comprensión del desglose podría dificultarse.

Una hoja de cálculo, como Excel, Google Sheets o Numbers, también puede ser de gran ayuda. En este caso la ventaja vendrá dada por la capacidad de organización y gestión de los datos. Ahora bien, claramente las hojas de cálculo están diseñadas para el trabajo con números, antes que con texto, por lo cual la comprensión del desglose y de las dependencias entre actividades podría llegar a resultar complicada.

Cualquier aplicación diseñada para la gestión de proyectos podría servir perfectamente para la elaboración de la EDT. Eso sí, tendremos que poner mucho cuidado en no perder de vista una de las condiciones que ya hemos enfatizado antes: el desglose del trabajo no es lo mismo que el cronograma. Herramientas como ClickUp, Jira u OpenProject, por ejemplo, son sumamente eficientes en lo que toca a la gestión de flujos de trabajo y también a la colaboración en línea y tiempo real. Con la adaptación correspondiente, cualquiera de estas plataformas puede convertirse en nuestro asistente para el desglose del trabajo, facilitando, además, la identificación de los grandes hitos del ciclo de vida del proyecto. Pero, repetimos, habrá que cuidar que nuestra EDT no se transforme en un cronograma, un tablero Kanban o un diagrama de Gantt, con lo cual estaríamos traicionando su cometido.

Las soluciones ERP integran la gestión de proyectos con el resto de procesos de la organización, como la contabilidad, las compras o los recursos humanos, lo que resulta útil en proyectos de gran envergadura.

Dos grandes desventajas presenta este tipo de herramienta: la curva de aprendizaje que puede requerir, dada su complejidad, y su costo, al alcance sólo de empresas de cierto tamaño (aunque suelen ofrecer planes específicos para la PYME).

En resumen, la estructura de desglose del trabajo no puede estar ausente en la caja de herramientas de ningún project manager. Su función es la de ayudar a que el proyecto resulte planificable, administrable y controlable. Además, la EDT potencia la comunicación eficaz entre equipo y partes interesadas. Una adecuada EDT facilitará la asignación de recursos y la planificación temporal de las actividades del proyecto y, especialmente, de los entregables.

Todo esto nos lleva a concluir que la EDT allana el camino al éxito del proyecto.